Mise en situation

Sanimax est une entreprise issue d’une succession d’acquisitions et de consolidations d’entreprises familiales depuis six générations, lesquelles sont disséminées, de surcroît, dans deux pays différents.

L’entreprise possède 7 usines à travers l’Amérique du Nord qui regroupent plus de 1000 employés sur 10 sites différents et 7000 équipements incluant une flotte de 1000 véhicules. Le défi à relever était de doter l’entreprise de pratiques d’affaires et de systèmes communs.

  • SECTEUR D’ACTIVITÉ : Recyclage et transformation animale / Produits alimentaires dérivés
  • NOM DU PROJET : Uniformisation de la gestion de la maintenance (B1-ERP) via Guide Ti et Microsoft Dynamics AX
  • PERSONNE-RESSOURCE : André Allaire, directeur de projet
  • PÉRIODE D’IMPLANTATION : De juin 2009 à février 2010
  • PARTENAIRES : Fullscope et COGEP.

Au départ, le projet prévoyait l’utilisation d’une plate-forme Microsoft Dynamics AX, qui incluait un module (CMMS/EAM) d’entretien des installations et de la flotte de camions. Sanimax a rapidement réalisé qu’un recul opérationnel important était prévisible avec la solution choisie préalablement. C’est donc en se basant sur leurs expériences précédentes très positives avec COGEP, dans leur usine de Montréal et de Charny, que Guide Ti a été retenue, une fois de plus, comme étant la meilleure solution à implanter.

LES OBJECTIFS DU PROJET

  • Standardiser les processus opérationnels dans les garages et les usines de tous les pays concernés
  • Améliorer la précision et le contrôle des coûts
  • Faciliter la gestion de temps des mécaniciens en s’assurant qu’il soit réparti sur les bons véhicules/équipements au bon moment
  • Mettre en place une gestion sans papier (ex. : horodateur à l’écran, codes-barres pour les pièces, etc.)
  • Intégrer l’utilisation de la télémétrie
  • Contrôler les risques en réduisant les risques inhérents liés aux opérations en consolidant les traitements informatisés

LA COMPLEXITÉ

  • Récupérer l’année de retard pour le projet ERP et compléter l’implantation en six mois
  • Avoir des échanges continus d’information entre les logiciels malgré leurs fonctions spécifiques (Guide Ti, AX (ERP) et TURNPIKE (télémétrie)
  • Créer les interfaces entre Guide Ti, AX et TURNPIKE
  • Intégrer la gestion du changement en considérant trois cultures de travail différentes : Québec, Ontario et États-Unis
  • Remplacer trois logiciels de gestion de la maintenance
  • Récupérer toutes les informations et les historiques pertinents dans les systèmes déjà en place
  • Assurer la poursuite des activités pendant la migration
  • Supporter une structure administrative multidevises, multi-langue, multi-site, multi- besoin (garage versus usine) dans une base de données unique
  • Avoir un suivi en temps réel des transactions dans le système financier
  • Héberger toutes les solutions sur des serveurs externes pour une première fois

La complexité géographique des sites et le multilinguisme ont amené COGEP à proposer un déploiement progressif procédant une usine et un garage à la fois. Cette stratégie était possible, car chaque site avait des logiciels différents et des bases de données indépendantes. La migration des données s’est faite sans perte d’information et sans arrêt des opérations.

ÉCHÉANCIER ET RESPECT DES BUDGETS

Les échéanciers du projet ont été planifiés conjointement entre Sanimax et COGEP. Les spécialistes de COGEP ont dû faire preuve d’une grande rigueur et fermeté afin de faire respecter les échéanciers. Il faut se rappeler que Sanimax avait accumulé plusieurs mois de retard en changeant de logiciel de gestion de la maintenance à la dernière minute. COGEP a eu l’avantage d’avoir une grande liberté d’action tout au long de ce mandat, et ce sur tous les aspects reliés à la gestion de projet. Nous avons utilisé notre technique d’approche des « Petits Pas », mais l’avons exécutée en mode accéléré. Nous avons respecté le budget de 3000 heures qui avait été attribué et même mieux, car nous avons fait le projet en 2700 heures.

Bilan

Un des succès du déploiement fût d’être présent sur le site pour l’implantation du logiciel. Avec le spécialiste du logiciel Guide Ti sur place les usagers étaient plus confiants, et chacune de leurs questions étaient répondue directement et sans délais. Nous pouvions également renforcer et mieux expliquer leurs nouveaux processus d’affaires.

Notre grande connaissance des logiciels de maintenance, et notre maîtrise de leurs processus d’affaires, ont été des facteurs de succès notables. Notre expérience, du domaine de la gestion des flottes de véhicules, a permis de faire accepter plus rapidement les nouveaux processus, d’introduire différentes possibilités et d’exposer la meilleure approche pour le contexte opérationnel en place. Notre approche, de former des formateurs (train the trainer), et notre mode de gestion de projet sur mesure, a permis un déploiement rapide de la solution et surtout d’encourager l’autonomie des usagers.

Pour conclure, la participation des employés et notre mode de communication ont été au coeur du succès de ce projet qui comportait plusieurs risques et de nombreuses incertitudes.

N.B. Le projet B1-ERP a été récipiendaire du prix « Octas-2010 Solution d’affaires – Progiciels », d’Action TI, et a aussi été nominé pour le prix d’excellence.