Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (ci-après « Politique de confidentialité ») établit les pratiques de COGEP pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels dans le cadre de sa relation d’affaires avec vous, à titre de client-utilisateur de son logiciel Guide TI.

Si vous êtes un client domicilié hors de la Province de Québec et que vous fournissez des informations vous concernant, vous acceptez que vos informations personnelles soient transférées et hébergées au Québec et protégées selon le droit applicable dans cette province.

A-Renseignements personnels

COGEP recueille des renseignements personnels dans le cadre de sa relation d’affaires avec un client-utilisateur :

  • Lors de vos commandes ou acquisition de licences pour son logiciel;
  • Lors de votre inscription à notre liste d’envoi (Infolettre);
  • Lorsque vous effectuez une demande d’emploi;
  • Lorsque vous transmettez un commentaire ou une question à ou autrement communiquez avec notre service à la clientèle par courrier électronique ou lorsque vous téléphonez directement à notre service à la clientèle.

Les renseignements personnels que nous pouvons recueillir lors de ces situations sont les suivants :

  • Votre nom;
  • Votre choix de langue de communication;
  • Votre adresse électronique;
  • Votre adresse postale;
  • Votre adresse de facturation;
  • Votre adresse d’expédition;
  • Votre numéro de téléphone à domicile et/ou au bureau et/ou portable.

 

D’une façon générale, COGEP utilise vos renseignements personnels pour:

  • Pour traiter et exécuter votre commande, y compris pour vous envoyer des courriels ou vous contacter par téléphone, par la poste ou d’autres moyens afin de confirmer l’état de votre commande ou de son paiement;
  • Pour vous informer des modifications apportées à nos conditions et à nos politiques et/ou pour d’autres objectifs administratifs;
  • Pour améliorer votre expérience d’achat;
  • Pour protéger la sécurité et l’intégrité de notre site Web, de notre entreprise et de nos sociétés affiliées.

B-Divulgation à des tiers

COGEP a comme politique de ne pas divulguer aucun renseignement personnel sur un client-utilisateur de son logiciel à des tiers.

À moins que vous nous autorisiez spécifiquement, COGEP ne divulguera pas, ne vendra pas, ni ne louera à aucun tiers ou organisation, aucun renseignement personnel que vous pourriez fournir dans le cadre de votre relation d’affaires avec COGEP.

Également, COGEP ne permet qu’un accès limité à vos renseignements personnels et uniquement aux employés de certains départements (ex. support technique, finance) qui doivent les connaître pour les fins de leurs fonctions.

Il peut arriver que COGEP fasse appel à des fournisseurs externes de services  pour offrir un service de qualité supérieure dans certains domaines spécifiques et que certains de vos renseignements personnels puissent être transmis à ces fournisseurs. Dans cette éventualité, des ententes de confidentialité sont également signées entre COGEP et ses fournisseurs pour que vos renseignements personnels soient utilisés d’une manière conforme à la présente Politique et à toute loi, règle et règlement applicables.

Toutefois, dans le cas d’une réorganisation corporative, d’une fusion, d’une vente d’entreprise, d’un transfert ou autre aliénation de la totalité ou d’une partie des actifs de l’entreprise (y compris dans le cadre d’une procédure de faillite ou d’insolvabilité), les renseignements personnels au sujet de notre clientèle et les autres données recueillies de la manière décrite dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels font partie des actifs transférés et peuvent être partagés avec les autres parties à la transaction.

C- Informations colligées via notre site web

Nos serveurs web recueillent un suivi et des renseignements généraux de votre visite sur notre site. Nous recueillons ces statistiques pour déterminer le nombre de visiteurs par jour sur notre site,  les types de navigateurs utilisés par les client-utilisateurs, les noms de domaine des client-utilisateurs et les pays d’origine. Ces données nous aident à personnaliser notre site web afin de mieux répondre à vos besoins en ligne.

D- Stockage et sécurité

Tous les renseignements personnels que vous fournissez à COGEP sont conservés sur nos serveurs sécurisés, à accès restreint. En décidant de nous transmettre volontairement vos renseignements personnels, vous consentez au transfert et à l’entreposage de vos données personnelles sur nos serveurs situés dans la ville de Québec.

COGEP prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger les données des client-utilisateurs.

Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’internet, le client-utilisateur reconnait et accepte que la sécurité des transmissions via internet ne puisse être garantie. En conséquence, COGEP ne peut garantir ni n’assume aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données de le client-utilisateur transmises par internet ou hébergées sur les systèmes de COGEP.

E- Conservation

COGEP conserve vos renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la loi.

A échéance, nous fermerons votre compte-client. Malgré la fermeture de votre compte, nous nous réservons le droit de détenir, pour une durée indéterminée, dans les limites prévues aux lois du Québec applicables, certains renseignements personnels pour être en règle avec la Loi, prévenir la fraude, collecter des frais dus, résoudre une réclamation ou certains autres problèmes s’y rattachant, coopérer à une enquête et pour tout autre acte permis par la loi.

À l’expiration de ce délai, les données des dossiers seront détruites ou délestées du système de COGEP.

F- Informations additionnelles

Pour toute question, plainte ou mise à jour concernant vos renseignements personnels ou sur la politique de COGEP Inc. en matière de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec nous au (418) 626-2503 ou par courriel à l’adresse support@cogep.com.

G- Liens externes

Pour faciliter la navigation, le site web de COGEP peut contenir des liens vers d’autres sites. Cependant, COGEP n’est pas responsable des pratiques, politiques ou actes de ces tiers en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels. Nous vous recommandons donc de lire attentivement l’énoncé sur la protection des renseignements personnels apparaissant sur ces sites afin de pouvoir déterminer de manière éclairée dans quelle mesure vous souhaitez ou non utiliser ces sites compte tenu de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

H- Modification

COGEP se réserve le droit de modifier cette Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels  à sa discrétion. Cependant, tout changement à cet énoncé sera fait en conformité avec les lois applicables au Québec en matière de protection des renseignements personnels et seront affichées sur notre site web.

I- Lois applicables et juridiction

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels est régie par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent et doit être interprétée conformément à ces lois. Vous consentez irrévocablement, à l’exclusion de toute autre cour ou juridiction potentielle, à ce que tout litige en relation avec la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels doit être soumis à un tribunal compétent du district judiciaire de Québec, de la Province de Québec, Canada.