Mise en situation

Le CGER est une unité autonome qui relève du ministère des Transports du Québec. C’est de loin le plus gros parc de véhicules et d’équipements au Québec avec plus de 8000 unités. On compte 568 usagers répartis dans 66 ateliers, 14 bureaux régionaux en plus d’une unité administrative. Avec en moyenne 200 usagers concurrents à toutes les minutes utilisant Guide Ti, ce parc génère en moyenne 16 000 transactions par jour.

  • SECTEUR D’ACTIVITÉ : Gestionnaire de parc de véhicules publics
  • NOM DU PROJET : OPTIC(Optimisation du Traitement de l’Information)
  • PERSONNE-RESSOURCE : Francois Wiseman
  • PÉRIODE D’IMPLANTATION : Septembre 2006 à juin 2009

Les objectifs du projet

  • Optimiser les processus en réduisant le nombre d’interventions manuelles
  • Améliorer les services offerts par la réduction des délais de traitement des dossiers et des demandes
  • Offrir plus de flexibilité dans la prestation des services
  • Rapprocher la clientèle et les partenaires
  • Réduire et contrôler les risques inhérents liés aux opérations en consolidant les traitements informatisés;
  • Augmenter l’autonomie du personnel
  • Décentraliser les responsabilités

La complexité

  • Avoir des échanges continus d’information entre quatre (4) logiciels et qui ont chacun leurs fonctions spécifiques (Guide Ti, COENCORP (carburant), GREAT PLAINS (financier) et service à la clientèle (Microsoft CRM))
  • Récupérer toutes les informations et historiques pertinents dans les systèmes en place
  • Assurer la poursuite des activités pendant la migration
  • Intégrer la gestion du changement à l’intérieur de l’organisation
  • Minimiser au maximum les délais entre la migration officielle et la mise en opération
  • Supporter une structure administrative à plusieurs paliers de responsabilités et répartie sur plus de 75 sites à travers le Québec
  • Avoir un suivi en temps réel des transactions dans le système financier
  • Assurer une répartition comptable selon les différents services pour un meilleur suivi budgétaire
  • Répondre aux besoins de tous les clients durant la migration, et ce, tant à l’interne qu’à l’externe

LES PARTICULARITÉS

Le CGER souhaitait migrer les fonctionnalités de leur version, qui avait été personnalisée à leurs besoins en 1999, vers une version vanille disponible sur le marché, en plus de déplacer certaines fonctionnalités vers des logiciels mieux adaptés à leurs besoins. COGEP inc. a participé à toutes les étapes du processus de réingénierie du CGER entourant les fonctions de maintenance, les ententes de service, le système de facturation et l’analyse des interfaces avec les systèmes existants et les nouveaux. Le CGER a accepté de s’arrimer au plan quinquennal 2006-2011 de développement de COGEP inc. pour la gestion des parcs de véhicules.

L’ÉQUIPE COGEP:

  • Un directeur de projet pour suivre et contrôler toutes les étapes du projet
  • Un analyste pour effectuer le lien entre les différents comités de travail et développeurs pour définir :
    – Les composantes fonctionnelles additionnelles à mettre en place
    – Les interfaces avec les autres logiciels
  • Un spécialiste en migration des bases de données, de la version Guide à celle Guide Ti, pour définir les règles de conversion
  • Un spécialiste de l’implantation de Guide Ti pour :
    – Mettre en place des nouveaux processus d’affaires et les documenter
    – Valider les règles de gestion administratives
    – Encadrer les documents de formation
    – Entraîner, préparer et documenter les formateurs
    – Identifier les chaînages entre les composantes logicielles et les spécifications relatives aux interfaces
    – Identifier les plans d’essais
    – Exécuter le paramétrage du logiciel
  • Une équipe technique pour : Installer les bases de données test, de formation et de production. Valider les temps de réponse en tenant compte de l’envergure de la base de données et du déploiement.

LES ÉCHÉANCIERS ET RESPECT DES BUDGETS

Les échéanciers du projet ont été planifiés conjointement avec le client. Nous avons effectué les livraisons en respectant l’échéancier de 36 mois. Il y avait plusieurs phases de livraison, pour assurer l’avancement du projet et pour éviter l’accumulation des retards pouvant influencer la date de mise en production. Nous avons travaillé avec plusieurs comités de travail, pour partager les responsabilités et pour initier un sentiment d’appartenance au projet. Bien que le CGER ne souhaite pas rendre public le contenu de l’enveloppe budgétaire, entourant les honoraires de COGEP inc., M. Wiseman pourra vous confirmer que celle-ci a su respecter aisément leur budget autorisé en 2006.

EN BREF

L’ampleur et la complexité du projet OPTIC ont permis à COGEP inc. de raffiner sa gestion de projet et son processus de gestion de la qualité. COGEP inc. a pu également démontrer que son expérience, de plus de 20 ans, est un facteur de succès évident pour la migration de données, les interfaces systèmes, la gestion du changement et l’encadrement pour la pleine autonomie du client. De plus, étant conceptrice de son propre logiciel, l’entreprise COGEP inc. était la mieux placée pour faire les ajustements, de façon organisée et rapide, en éliminant les intermédiaires.